Organisatiestructuur
Het hart van ons organisatienetwerk ELZ-Brugge wordt gevormd door de Algemene Vergadering en het Bestuursorgaan (met Dagelijks Bestuur), het Kernteam en de Werkgroepen. Het bestuur zet het strategisch beleidskader uit dat tactisch verder invulling krijgt door het Kernteam en operationeel tot uitwerking gebracht wordt door de Werkgroepen.
Zij dragen actief de missie en visie van ELZ Brugge uit en werken samen om de drie kerntaken van ELZ Brugge te verwezenlijken.
Algemene Vergadering – Bestuursorgaan – Dagelijks Bestuur
Het Bestuursorgaan en het Dagelijks Bestuur vormen samen het bestuur van ons organisatienetwerk, onder toezicht van de Algemene Vergadering. Bestuurders treden op als vertegenwoordigers voor hun achterban, en nemen beleids- en bestuursbeslissingen dus steeds vanuit een nauwe verbinding met die achterban. Het bestuur tekent het strategisch beleidskader uit op basis van de Vlaamse prioriteiten en lokale noden en vertaalt dit in een meerjarenplan. Het draagt de eindverantwoordelijkheid voor het strategisch beleidskader van ELZ Brugge en de degelijke uitvoering hiervan.
Algemene Vergadering (AV)
Wat?
De Algemene Vergadering verzekert dat de identiteit van ons organisatienetwerk gevrijwaard blijft en beslissingen genomen worden in lijn met de vooropgestelde missie, visie en waarden. De algemene vergadering bewaakt het naleven van de principes van goed bestuur. Naast de wettelijk bepaalde opdrachten is de algemene vergadering verantwoordelijk voor het goedkeuren van de meerjarenplanning. Tijdens vergaderingen van de AV wordt een terugblik gegeven op de afgelopen acties en een vooruitblik op de plannen voor de toekomst. Daarnaast kunnen leden van de AV betrokken worden in het signalenbeleid tijdens de vergadering of op een extra forum dat daartoe georganiseerd wordt.
Wie?
De leden van de AV zijn vertegenwoordigd in vier clusters (eerstelijnszorg, welzijn, lokaal bestuur, persoon met zorg- en ondersteuningsvraag [PZON]). Elke cluster draagt personen voor die namens hun cluster in de AV zetelen. Leden binnen de AV zijn natuurlijke personen, want zij participeren voor het gedeeld belang van de organisatie en vertegenwoordigen een achterban, niet alleen de eigen organisatie. Elke cluster heeft een maximaal aantal stemgerechtigde leden, namelijk:
Cluster eerstelijnszorg: max. 12 leden
Cluster welzijn: max. 12 leden
Cluster lokaal bestuur: max. 6 leden
Cluster PZON, mantelzorg, vrijwilligers: max. 6 leden
Daarnaast is het ook mogelijk om deel uit te maken van de AV als toegetreden lid. Deze personen hebben geen stemrecht in de AV maar worden via de netwerkmomenten nauw betrokken in de werking van het organisatienetwerk; daarin worden ze op de hoogte gehouden van de geplande en lopende initiatieven en realisaties van het afgelopen jaar en worden ze ook aangemoedigd om input en signalen aan te brengen.
Hoe?
De AV komt minimum 1 x per jaar fysiek samen (minstens 1 x in het voorjaar en eventueel 1 x in het najaar), bij voorkeur fysiek. Communicatie met de AV verloopt via e-mail.
Bestuursorgaan (BO)
Wat?
Het bestuursorgaan zet het strategisch beleidskader uit en bepaalt zo – als vertegenwoordiger voor de achterban -op welke manier de missie, visie en waarden van het organisatienetwerk zich vertalen in concrete langetermijndoelstellingen. Daarnaast staat het BO ook in voor het vzw-bestuur, wat onder meer betrekking heeft op het financieel beleid, het personeelsbeleid en het informatie- en communicatiebeleid van de organisatie. Van bestuursleden wordt, nog meer dan van de leden van de AV, verwacht dat zij actief bijdragen aan een breed gedragen en laagdrempelig signalenbeleid van het organisatienetwerk.
Wie?
Bestuursleden, zijn net als de leden van de AV, natuurlijke personen gemandateerd vanuit een cluster. De vertegenwoordiging in het BO is als volgt onderverdeeld:
Cluster eerstelijnszorg: min. 2, max. 6 bestuurders
Cluster welzijn: min. 2, max. 6 bestuurders
Cluster lokaal bestuur: min. 2, max. 3 bestuurders
Cluster PZON, mantelzorg, vrijwilligers: min. 2, max. 6 bestuurders
Hoe?
Bestuursvergaderingen worden ongeveer tweemaandelijks georganiseerd, bij voorkeur fysiek. Een bestuursmandaat beslaat een engagement van zes jaar. Communicatie met het BO verloopt via e-mail.
Dagelijks Bestuur (DB)
Wat?
Het Bestuursorgaan wordt in haar opdracht bijgestaan door het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd voor handelingen en beslissingen die de dagelijkse behoeften en werking van de vzw ondersteunen, waaronder deze die van minder groot belang of deze die urgent zijn.
Wie?
Vanuit het Bestuursorgaan wordt voor elke cluster één iemand afgevaardigd die de cluster vertegenwoordigt in het Dagelijks Bestuur.
Hoe?
Vergaderingen van het Dagelijks Bestuur vinden eveneens ongeveer tweemaandelijks plaats en kunnen zowel fysiek als digitaal georganiseerd worden. Een bestuursmandaat in het DB is net zoals voor het BO zes jaar. Communicatie met het DB verloopt via e-mail.
Kernteam
Wat?
Het kernteam is verantwoordelijk voor het tactisch beleid; het zorgt voor een verdere vertaling van het strategische kader en de langetermijndoelstellingen van het BO naar concrete initiatieven of projecten.
Het kernteam verzamelt input uit het veld en denkt zo het raamwerk uit voor een projectplan. Ze kan ook haar netwerk aanspreken om ervaren en gemotiveerde leden te vinden om een werkgroep vorm te geven. Het kernteam speelt een centrale rol in de uitrol van het signalenbeleid; kernteamleden zijn een actieve speler om signalen aan te leveren, te inventariseren en te analyseren. Leden kernteam ELZ Brugge
Wie?
Het Kernteam bestaat uit min. 8 en max. 12 leden. Er is geen strikte onderverdeling in clusters vooropgesteld, maar een representatieve vertegenwoordiging van de brede achterban ons organisatienetwerk is essentieel voor een effectieve werking.
Hoe?
Per jaar worden ca. zes Kernteam-vergaderingen georganiseerd. Deze structurele overleggen gaan fysiek door. Tussendoor kan voor concrete topics bijkomend kort (eventueel digitaal) overleg ingepland worden met de (voor dat topic) relevante Kernteamleden. Kernteamleden nemen minimaal een engagement op voor twee jaar.
Werkgroepen
Wat?
De werkgroep is verantwoordelijk voor de uitwerking en uitvoering van concrete initiatieven, projecten, evenementen en staat dus in voor het operationeel beleid. De werkgroep vertrekt hiervoor vanuit het raamwerk van het projectplan dat door de leden van het Kernteam werd aangeleverd. De werkgroep zorgt ervoor dat de geformuleerde doelstelling(en) geconcretiseerd worden en op een praktische, zichtbare manier geïmplementeerd worden.
Wie?
Een werkgroep beslaat een beperkte groep mensen (max. 8 tot 10 personen) met gerichte ervaring en expertise die waardevol en noodzakelijk geacht worden om de vooropgestelde doelstellingen van het initiatief te bereiken. Vanuit ELZ Brugge streven we ernaar om steeds de juiste mensen op de juiste plaats te krijgen; onze betrokkenheidstool biedt hiervoor een waardevol uitgangspunt en wordt dan ook bij samenstelling van een werkgroep steeds ingezet.
Hoe?
Werkgroepen bepalen zelf volgens welke frequentie en medium (fysiek/digitaal) zij samenkomen. Dit wordt grotendeels bepaald door de projectdoelstellingen en -planning. Het engagement van een werkgroep is sowieso tijdelijk, en doorgaans kortdurend (enkele maanden) van aard. Door heldere afbakening van de projectdoelstellingen en -planning is de einddatum van een project en dus ook de beëindiging van een werkgroep voor elk lid duidelijk van bij de start.
Medewerkersteam
Het medewerkersteam faciliteert de samenwerking en verbinding tussen de verschillende organen. Daarnaast kunnen de medewerkers ook initiatieven of projecten voorbereiden, uitwerken, … Het team staat ook in voor de dagelijkse werking van de vzw.
