Privacyverklaring website

Datum laatste wijziging: 25/07/2025

1. Inleiding

ELZ Herkenrode vzw met maatschappelijke zetel te Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt en ondernemingsnummer 748408250 engageert zich ertoe zorgvuldig om te gaan met uw privacy en persoonsgegevens. ELZ Herkenrode houdt zich, in de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking, bezig met de bescherming van de persoonsgegevens van bezoekers van haar website. Wanneer u de website bezoekt of contact opneemt met ELZ Herkenrode verwerken wij uw persoonsgegevens steeds in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, met inbegrip van maar niet beperkt tot Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en het vrije verkeer van dergelijke gegevens, en tot intrekking van Richtlijn 95/46 / EG (“AVG”), evenals elke toepasselijke nationale wetgeving ter uitvoering daarvan (“Toepasselijke Privacywetgeving”).

Voor de toepassing van deze privacyverklaring worden de begrippen zoals ‘verwerken’, ‘verwerker’, verwerkingsverantwoordelijke’ of ‘persoonsgegevens’ geïnterpreteerd conform de Toepasselijke Privacywetgeving.

Onze website kan links bevatten naar andere websites die niet door ons worden beheerd of gecontroleerd. Hoewel wij zorgvuldig omgaan met de keuze van deze links, kunnen wij geen verantwoordelijkheid nemen voor de inhoud, het privacybeleid of de praktijken van deze externe websites. Wanneer u dergelijke websites bezoekt via onze website, is het privacybeleid van die websites van toepassing en raden wij u aan om deze goed door te lezen. Als verwerkingsverantwoordelijke blijven wij echter verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens wanneer u onze website bezoekt of via deze links contact opneemt met de betrokken derde partijen.

Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring toch nog vragen heeft, kan u contact met ons opnemen via info@elzherkenrode.be.

2. Overzicht van de verwerking van persoonsgegevens door ELZ Herkenrode

2.1 Welke gegevens verwerken wij in het kader van de dagelijkse activiteiten?

Indien u contact opneemt met ELZ Herkenrode verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens zoals voornaam, naam, e-mailadres en telefoonnummer.
Indien u zich inschrijft voor een netwerkavond of vorming verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens zoals voornaam, naam, adres, e-mailadres, organisatie of discipline.
Indien u zich inschrijft voor de nieuwsbrief van ELZ Herkenrode verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens zoals voornaam, naam, e-mailadres, organisatie of discipline.
Indien u solliciteert voor een vacature van ELZ Herkenrode, verwerken wij de volgende gegevens:

  • Identificatie- en contactgegevens (naam, telefoonnummer, (e-mail)adres, geboorteplaats en -datum, nationaliteit, …);
  • Persoonsgegevens m.b.t. opleidingen;
  • Persoonsgegevens m.b.t. de huidige of laatste tewerkstelling.

Eenieder die persoonsgegevens verstrekt aan ELZ Herkenrode, is medeverantwoordelijk voor de nauwkeurigheid van de verstrekte persoonsgegevens.
De bovenstaande gegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, tenzij een andere rechtsgrond van toepassing is. Deze kunnen zijn:

  • Wettelijke verplichting: Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan ELZ Herkenrode onderworpen is.
  • Rechtmatige functie van een overheidsorgaan: Verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag dat aan ELZ Herkenrode is opgedragen.
  • Bescherming van de vitale belangen van de betrokkene: Verwerking is noodzakelijk om vitale belangen van u of een andere persoon te beschermen.
  • Uitvoering van een contract: Verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent.
  • Legitieme belangen van de verwerkingsverantwoordelijke: Verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ELZ Herkenrode of een derde, mits uw rechten en vrijheden niet zwaarder wegen.

2.2 Doeleinden en juridische basis

De eerstelijnszone verwerkt enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de activiteiten die aan de eerstelijnszone zijn toebedeeld, te kunnen verrichten, zoals:

  • om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van ELZ Herkenrode vzw,
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor vormingsmomenten,
  • het bekomen van subsidiëring door de overheid i.k.v. onze wettelijke opdrachten.

ELZ Herkenrode verzamelt en verwerkt de bovenvermelde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Het beheer en de organisatie van de dagelijkse werking: deze verwerkingen gebeuren op grond van ons gerechtvaardigd belang.
  • Het contacteren van het ledenbestand: deze verwerkingen gebeuren op basis van toestemming.
  • Het informeren van leden, vrijwilligers en anderen omtrent de activiteiten, nieuwigheden, … van de eerstelijnszones: deze verwerkingen gebeuren op grond van jouw toestemming.
  • Het opvolgen van gevolgde vormingen en activiteiten en uitreiken van certificaten: deze verwerkingen gebeuren op grond van de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst;
  • De persoonsgegevens die door gebruik van cookies verzamelt worden, verwerken we conform de toepasselijke wetgeving in dat kader ofwel op grond van uw voorafgaande toestemming (i.e. voor niet-strikt noodzakelijke/functionele cookies) ofwel op grond van het gerechtvaardigd belang (i.e. voor strikt noodzakelijke/functionele cookies). Meer informatie over het gebruik van cookies, is hier terug te vinden.

2.3 Bewaartermijn

ELZ Herkenrode bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of zoals vereist door de wet.

  • Nieuwsbrief: Gegevens worden bewaard totdat u zich uitschrijft. U heeft de mogelijkheid om u bij elke verzonden nieuwsbrief uit te schrijven.
  • Vormingen en activiteiten: Gegevens worden verwerkt totdat u meldt dat u niet langer actief bent of dat u wilt dat uw gegevens worden verwijderd.
  • Contactformulieren: Persoonsgegevens die via een contactformulier worden verstrekt, worden uitsluitend verwerkt ter beantwoording van uw vraag en worden daarna verwijderd.
  • Sollicitaties: Gegevens van sollicitanten worden maximaal 1 jaar na de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij de sollicitant toestemming geeft om deze langer te bewaren voor toekomstige vacatures.
  • Wettelijke verplichtingen: Wettelijke personeelsgegevens die betrekking hebben op sociale en fiscale wetgeving worden bewaard voor een minimumtermijn van 5 jaar na uitdiensttreding van het personeelslid.
  • Back-ups en archieven: Gegevens in back-ups of archieven worden op dezelfde manier behandeld en verwijderd wanneer ze niet langer nodig zijn of volgens wettelijke vereisten.
  • Herziening van bewaartermijnen: De bewaartermijnen worden periodiek herzien om ervoor te zorgen dat we niet langer gegevens bewaren dan nodig is.
  • Verwijdering of anonimisering: Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een langere bewaartermijn vereist is door de wet of noodzakelijk is voor juridische doeleinden.

U heeft te allen tijde het recht om inzage te krijgen in uw gegevens, deze te corrigeren of te laten verwijderen door contact met ons op te nemen.

3. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Indien ELZ Herkenrode derde partijen wenst in te schakelen voor de verwerking van persoonsgegevens, zal er steeds een verwerkersovereenkomst overeenkomstig de Toepasselijke Privacywetgeving afgesloten worden, zodoende de eerstelijnszone kan garanderen dat ook zij de nodige maatregelen nemen om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

In het geval dat we uw persoonsgegevens overdragen aan een derde land of internationale organisatie (dwz. buiten de EER), zullen we ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens in principe enkel worden overgedragen aan derde landen die door de Europese Commissie geacht worden een “passend” beschermingsniveau te bieden (een lijst van adequate landen is beschikbaar op de website van de Europese Commissie), of als uw persoonsgegevens niet naar een land worden gestuurd dat een passend beschermingsniveau biedt, zullen we passende waarborgen treffen bij de entiteit die uw persoonsgegevens ontvangt (bijvoorbeeld de EU-modelcontractbepalingen of bindende bedrijfsregels) om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd blijven in overeenstemming met de Toepasselijke Privacywetgeving.

4. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

ELZ Herkenrode neemt passende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan nodig voor de vooropgestelde doeleinden of zoals vereist in het kader van de Toepasselijke Privacywetgeving.

ELZ Herkenrode erkent de verantwoordelijkheid om voor de persoonsgegevens een gepast beveiligingsniveau te voorzien. De eerstelijnszone neemt dan ook verschillende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging. Daarnaast geeft ELZ Herkenrode uw persoonsgegevens niet door aan andere partijen en verkoopt het uw persoonsgegevens niet.

5. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?

U heeft steeds het recht op inzage tot de persoonsgegevens die u aan ELZ Herkenrode heeft verstrekt. U bent ook gerechtigd om persoonsgegevens die niet meer accuraat zijn, te laten wijzigen, of persoonsgegevens die onvolledig zijn, te laten aanvullen. De gegevens kunnen tevens in gestructureerde, gangbare en digitale vorm verstrekt worden, al dan niet ter overdracht naar andere verwerkingsverantwoordelijken. Daarnaast kan u ook bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens of vragen om een beperking van de verwerking.

Voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor u uw toestemming gegeven heeft, geldt dat u deze toestemming te allen tijde opnieuw kan intrekken. Deze intrekking doet echter geen afbreuk aan de verwerkingen die voorheen plaatsvonden op basis van de door u gegeven toestemming. U kan ook beroep doen op uw recht op gegevenswissing.

6. Contact met de Data Protection Officer (DPO) en klachten

ELZ Herkenrode heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld om toezicht te houden op de naleving van de toepasselijke privacywetgeving en om als contactpunt te dienen voor vragen of klachten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt de DPO bereiken via het volgende e-mailadres: privacy@hasselt.be

7. Klachten bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De GBA is de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van privacy en gegevensbescherming. U kunt contact opnemen met de GBA via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Vragen of klachten?

Bij vragen over de inhoud van de bovenstaande bepalingen, vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of bij vragen over het uitoefenen van uw rechten omtrent uw eigen persoonsgegevens die ELZ Herkenrode verwerkt, kan u contact opnemen via info@elzherkenrode.be.

Wijzigingen

De eerstelijnszone behoudt zich het recht om de Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen indien omstandigheden dit vereisen. De datum in de titel geeft de recentste wijziging aan.