Organisatiemodel

Een goed organisatiemodel vormt de ruggengraat van elke succesvolle organisatie. Het biedt structuur, efficiëntie en richting, waardoor effectiever kan samengewerkt worden om doelen te bereiken. Binnen Eerstelijnszone (ELZ) Scheldekracht vzw werd grondig nagedacht over welke structuur nodig is om de ambities van de organisatie te kunnen verwezenlijken.

Stel je een ketting voor die wordt aangedreven door een reeks tandwielen. Elk tandwiel vertegenwoordigt een specifiek orgaan of onderdeel van het organisatiemodel. Deze analogie illustreert hoe een organisatiemodel werkt als een samenhangend systeem van onderling verbonden onderdelen, waarbij elk onderdeel een cruciale rol speelt in het bereiken van de ambities van de organisatie. Net zoals de tandwielen samenwerken om de ketting in beweging te brengen, werken de organen samen om de organisatie te laten functioneren.

De opwaartse pijl staat voor vooruitgang, vernieuwing, beweging. Ons doel is om niet stil te blijven staan, maar samen een meerwaarde te creëren binnen zorg en welzijn op de eerste lijn. De verschillende tandwielen en radertjes zorgen ervoor dat de ketting in beweging blijft en vooruitgang boekt.

In het onderstaande filmpje kom je meer te weten over het organisatiemodel, en hoe de verschillende schakels in het model samenwerken als geheel:

In wat volgt lichten we beknopt de werking van de diverse organen in het model toe.

Open netwerk

De ketting zelf vertegenwoordigt de organisatie als geheel. ELZ Scheldekracht vzw fungeert als een open netwerk, waar alle partners binnen zorg en welzijn van harte welkom zijn!

Deelname aan het het netwerk kan verschillende vormen aannemen, zoals het volgen van de communicatiekanalen, het bijwonen van de fora, deelname aan buurtnetwerken, proefsessies, …

Ontdek hoe je deel kunt worden van ons netwerk en wat het voor jou kan betekenen.

Via het open netwerk kunnen alle partners bijdragen aan het beleid en de acties van de organisatie. Bijeenkomsten zoals fora bieden partners de mogelijkheid om samen beleidslijnen uit te stippelen en input te geven. Minstens één keer per jaar organiseren we een forum voor alle betrokken partners in de regio. Dit versterkt de banden en zorgt ervoor dat we signalen uit het hele netwerk kunnen opvangen.

Voorbeeld: Bert is kinesitherapeut in de eerstelijnszone. Hij is ingeschreven op de nieuwsbrief van de ELZ en ziet op social media ook wel eens iets interessants passeren. Dit jaar nam hij voor het eerst deel aan een buurtnetwerk georganiseerd door de ELZ. Daar heeft hij heel wat collega’s beter leren kennen.

Clusters

De vereniging is pluralistisch en divers samengesteld volgens een representatieve vertegenwoordiging van het zorg- en welzijnslandschap. Voor een efficiënte werking van de ELZ wordt het netwerk vanuit het Departement Zorg ingedeeld in vier clusters (voorgesteld door vier assen in het model).

Alle netwerkpartners kunnen zich aansluiten bij een cluster:

• Zorg (bv. huisartsen, apothekers, kinesitherapeuten, GGZ, psychologen, podologen, ergotherapeuten,...)
• Lokale besturen
• Welzijn (bv. centra algemeen welzijnswerk, woonzorgcentra, lokale dienstencentra, diensten maatschappelijk werk van de ziekenfondsen, diensten gezinszorg, VAPH, Opgroeien,...)
• PZON (verenigingen van personen met een zorg- en/of ondersteuningsnood, verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers, vrijwilligersverenigingen)

Vanuit de vier clusters worden personen naar voorgedragen om deel uit te maken van het bestuursorgaan en de algemene vergadering van de vereniging (zie verder). Zij vertegenwoordigen daar een achterban. Op die manier kan elke eerstelijnsactor die dat wil en die in het werkgebied van de ELZ werkt, zich laten vertegenwoordigen door een afgevaardigde in de organisatie. De clusters hebben hier een gelijke stem.

De clusters zorgen voor informatiedoorstroom tussen deze vertegenwoordigers en hun achterban (input en terugkoppeling). Ze zorgen voor de legitimiteit van deze vertegenwoordigers (zodat zij goed kunnen vertegenwoordigen wat er speelt). Ze zorgen ook voor verbinding tussen de leden en bieden ruimte voor uitwisseling van ideeën. Desgewenst kunnen ook projecten, acties, … uitgewerkt worden.  

Clusters kunnen digitaal of fysiek samenkomen, en communiceren via Teams-kanalen. Elke cluster heeft zijn een eigen werking. Neem contact op met het team voor meer info over jouw cluster!

Voorbeeld: De beroepsgroep van Imke is niet rechtstreeks vertegenwoordigd binnen de algemene vergadering en/of het bestuursorgaan van de ELZ. Via de clustermeetings komt zij in contact met andere disciplines op de eerste lijn, voelt zij zich vertegenwoordigd binnen de andere organen, kan zij signalen doorgeven en terugkoppeling ontvangen.

Algemene Vergadering

Het grootste tandwiel staat voor de algemene vergadering (AV) van de vereniging.

De AV is de bewaker van de identiteit van de organisatie, bewaakt dat de beslissingen in lijn liggen met de missie, visie en waarden. De AV is tevens de bewaker van het functioneren van het bestuursorgaan. Binnen ELZ Scheldekracht vzw heeft de AV ook de taak om de meerjarenplanning goed te keuren, naast wat wettelijk is vastgelegd. Tijdens vergaderingen van de AV bieden we daarnaast een terugblik op de afgelopen acties en een vooruitblik op de plannen voor de toekomst.

Uit elke cluster worden personen naar voorgedragen om deel uit te maken van de AV. Binnen de AV van ELZ Scheldekracht vzw zijn 3 tot 8 stemgerechtigde leden per cluster toegelaten. Elke cluster beslist zelf kiezen hoeveel actoren (en wie) naar voor worden gedragen om deel uit te maken van de AV, binnen deze range.  ​De stemgerechtigde leden binnen de AV van ELZ Scheldekracht vzw zijn natuurlijke personen (want zij participeren voor het gedeeld belang van de organisatie en vertegenwoordigen een achterban/een cluster, niet alleen de eigen organisatie/achterban, …). Daarnaast kunnen ook waarnemers toegelaten worden tot de vergadering.

De AV komt 2 x per jaar samen (1 x in het voorjaar en 1 x in het najaar), bij voorkeur fysiek. Communicatie met de AV verloopt via e-mail.

Voorbeeld: Marleen is werkzaam bij een mantelzorgvereniging en voelt zich betrokken bij de doelstellingen van de Eerstelijnszone. Door deel te nemen aan de AV kan ze haar stem laten horen en blijft zij op de hoogte van de richting en activiteiten van de vereniging. Als lid van de AV heeft Marleen toegang tot informatie over de financiën, activiteiten en plannen van de vereniging. Daarenboven kan zij door haar deelname haar netwerk uitbreiden.

Bestuursorgaan

Het iets kleiner tandwiel staat voor het bestuursorgaan (BO).

Het BO neemt de strategische beslissingen voor de organisatie (zowel inhoudelijk als bestuurlijk): het bepaalt de wijze waarop de missie, visie en waarden van de organisatie vertaald worden. Het BO staat tevens in voor het beheer en bestuur van de vzw, waaronder het bewaken van de financiën en de continuïteit van de organisatie. 

Het BO kan werken met een dagelijks bestuur en eventueel ondersteunende cellen.

Uit elk van de vier clusters worden personen voorgedragen om deel uit te maken van het BO. Binnen het BO van ELZ Scheldekracht zijn 3 tot 6 bestuurders per cluster toegelaten. Elke cluster beslist zelf hoeveel actoren (en wie) naar voor worden gedragen om deel uit te maken van het BO, binnen deze range.  ​De bestuurders binnen ELZ Scheldekracht zijn natuurlijke personen (want zij participeren voor het gedeeld belang van de organisatie en vertegenwoordigen een achterban/een cluster, niet alleen de eigen organisatie/achterban, …). Bestuurders hebben een bestuursmandaat van 6 jaar, maximaal 1x verlengbaar door middel van herverkiezing (tenzij de AV anders beslist).

Daarnaast kunnen ook waarnemers toegelaten worden tot de vergadering.

Het BO komt 4 à 6 maal per jaar samen, bij voorkeur fysiek. Communicatie met de bestuurders verloopt via een Teams-kanaal. Er is ook aandacht voor informele ontmoeting en evaluatie van de werking van het BO.

Neem contact op met de coördinator voor meer info over het bestuursmandaat.

Voorbeeld: Simon werkt voor een lokaal bestuur in de eerstelijnszone en wil graag als bestuurslid meehelpen om de doelen van de vereniging te bereiken. Hij wil een rol spelen bij het vormgeven van het beleid en de koers van de vereniging. Door deel te nemen aan vergaderingen en discussies kan Simon ook zijn eigen vaardigheden verbeteren. Hij leert samenwerken met verschillende mensen, en krijgt meer inzicht in het beheer van een vzw.

Werkateliers

De kleinere radertjes, waarvan het aantal niet op voorhand bepaald is, vormen de werkateliers.

Binnen werkateliers kunnen plannen en ideeën voor projecten of acties uitgewerkt worden. Werkateliers worden opgestart wanneer er vraag naar is, bij signalen dat het nodig is, of wanneer we extra opdrachten krijgen.

Alle netwerkpartners kunnen aansluiten bij een werkatelier.

Voorbeeld: Salma is een betrokken medewerker van een lokaal dienstencentrum in de zone. Ze neemt deel aan een werkatelier rond het opzetten van een signalenbeleid in de zone. Samen met andere partners wil zij samenwerken om alle signalen met betrekking tot zorg en welzijn binnen de zone te centraliseren, op te volgen en naar oplossingen te zoeken zodat de situatie van alle bewoners verbetert.

Team

Tandwielen hebben smering en onderhoud nodig om soepel te blijven draaien. Het team, bestaande uit de medewerkers van ELZ Scheldekracht, faciliteert de activiteiten en zorgt voor de verbinding tussen de verschillende organen. Daarnaast kan het team ook thema’s/projecten voorbereiden, uitwerken, … Het team staat ook in voor de dagelijkse werking van de vzw.

Voorbeeld: Eline is zakelijk en inhoudelijk coördinator van de vereniging. Yati is verantwoordelijk voor de communicatie, voor de buurtnetwerken en proefsessies, en ondersteunt de cluster PZON. Delphine staat in voor de administratieve en logistieke communicatie, maar ontfermt zich ook over projecten zoals de Sociale Kaart, het CRM-systeem, ...